Le 5 mai 2023, l’Empire Vie a lancé son outil d’adhésion électronique à l’intention de tous les administrateurs de régimes au Canada. Ce nouvel outil automatise la collecte d’information sur l’adhésion auprès des administrateurs de régimes et des personnes participantes en un seul processus harmonisé et efficient. Notre petit groupe de clients qui offrent des garanties modulaires auront accès au processus d’adhésion électronique lors de notre prochaine mise à jour.
Le nouvel outil d’adhésion électronique élimine presque tout le fardeau administratif et rend le processus d’adhésion simple, rapide et facile à toutes les étapes :
- Les administrateurs n’entrent que l’information sur l’emploi des employé(e)s (nom, poste, date d’embauche, salaire, etc.). L’outil se charge du reste.
- Les personnes participantes ajoutent leurs renseignements personnels ainsi que ceux portant sur les personnes à leur charge. Elles sélectionnent les garanties souhaitées et soumettent toute demande de protection en excédent du maximum sans preuve (s’il y a lieu) directement sur le formulaire électronique.
- Notre tableau de bord pratique aide les administrateurs à faire le suivi des dates d’effet, des dates limites d’adhésion et de l’état de l’inscription des personnes participantes.
- Le système génère automatiquement les cartes des garanties. Il indique aux personnes participantes de créer leur compte sur le site Web à leur intention; elles obtiennent ainsi toute l’information requise pour accéder à leurs garanties et soumettre des demandes de règlement.
Avant l’adhésion électronique, inscrire une nouvelle personne participante pouvait exiger beaucoup d’échanges entre cette personne et l’administrateur du régime afin de s’assurer que le formulaire était dûment rempli. Une fois l’information recueillie, l’administrateur du régime devait entrer tous les renseignements sur le portail en ligne. Il était aussi fastidieux de traiter et de maintenir les dossiers. Les administrateurs de régimes devaient gérer et conserver de nombreux documents, se souvenir des dates et des échéances importantes et aider les nouvelles personnes participantes à comprendre comment accéder à leurs garanties et à l’information sur leur régime.
Dans le cadre du processus d’adhésion, l’Empire Vie s’assurera que les personnes participantes ont l’occasion de demander les garanties complémentaires auxquelles elles sont admissibles. Cette mesure fera également gagner du temps aux administrateurs de régimes, puisqu’une fois que les personnes participantes ont terminé leur adhésion, les administrateurs n’auront plus besoin de fournir de l’information aux personnes participantes ni d’en recueillir auprès d’elles. Toutes les personnes impliquées dans le processus vivront ainsi une expérience d’adhésion améliorée. De plus, les administrateurs auront la tranquillité d’esprit de savoir que les personnes participantes seront au fait de toutes leurs options de protection.
Les protections d’assurance maladies graves facultatives sont automatiquement approuvées jusqu’à un montant de 25 000 $.
Nous offrons des protections en excédent et des garanties facultatives afin de permettre aux personnes participantes de bénéficier d’une protection accrue. Actuellement, nous déterminons l’admissibilité des personnes participantes à une protection supplémentaire après l’adhésion. Les administrateurs sont tenus d’informer les personnes participantes des garanties offertes et de s’assurer qu’elles soumettent la documentation requise. Étant donné la nature confidentielle des renseignements médicaux, ils doivent aussi s’assurer que les personnes participantes comprennent comment soumettre ces renseignements à l’Empire Vie de façon sûre.
Nous approuverons automatiquement à l’adhésion un montant de protection de 25 000 $ ou moins pour toutes les personnes participantes admissibles d’un groupe qui offre une protection facultative d’assurance maladies graves. Il sera ainsi plus facile pour les personnes participantes d’obtenir la protection dont elles ont besoin et de recevoir toute l’information requise pour décider si cette protection vaut la prime additionnelle.